Organiser le collectif
Après votre appel, vous avez élargi votre collectif. Vous avez un certain nombre de membres. Disons vingt, avec un potentiel de l’étendre à cinquante ou à cents.
Si vous avez opté pour une gouvernance horizontale, tout le monde ne va évidemment pas décider de tout.
Cercles
Une façon de s’organiser est de créer des “cercles”.
- Des groupes de travail (GT) qui se réunissent de manière autonome pour des tâches ponctuelles ou récurrentes, selon un mandat défini.
- Un cercle de coordination qui assure la cohérence entre les GT et qui se concentre sur des aspects opérationnels.
- Le collectif dans son ensemble, qui décise de l’orientation du projet.
Mis en pratique :
- Chaque groupe de travail désigne une “locomotive” et un “soutien”. Le rôle de la loco est de s’assurer que le GT progresse vers l’objectif fixé, et dans les temps. Cette personne ne doit pas nécessairement faire le travail.
- Les rythmes et les lieux de réunions varient en fonction de chaque cercle. Le collectif se réunit par exemple une fois par mois. La coordination peut se réunir une fois par semaine, et ses réunions sont courtes.
- La coordination est composée d’un représentant de chaque GT (locomotive ou soutien).
- Le collectif donne un mandat au cercle de coordination. Par exemple : vous pouvez engager des dépenses pour le poste de communication jusqu’à tel montant.
La gouvernance reste la même pour tous les cercles.
Veillez à ce que les décisions d’un petit nombre de personnes n’impacte pas une autre partie du groupe ou le collectif dans son ensemble sans concertation ou mandat préable. Un principe fondamental : plus une action ou une décision a un impact important (de par le nombre de personnes touchées ou par ses conséquences), plus elle requiert un assentiment large.
Il n’est pas possible de dresser la liste de tout ce qu’un groupe de travail par exemple peut faire et ne pas faire. Il vous appartient de dégager progressivement les limites de ce qui est acceptable et de ce qui ne l’est pas, sur base de lignes de conduite. Exemples :
- Faire une dépense de 100€ pour un achat de matériel → individu.
- Décider du lieu de réunion d’un groupe de travail → GT.
- Modifier l’arborecence des documents sur l’espace de stockage → avertir et laisser un délai raisonnable pour réagir.
- Envisager une dépense de 1000€ pour un événement → décision collective.
Ces exemples sont volontairement simples. La réalité est plus complexe et présente une infinité de nuances.
Inéavitablement, une personne ou un groupe dépassera les limites des actions qu’elle pouvait prendre en toute autonomie. Ne cherchez pas à pointer du doigt, mais profitez d’un incident pour poser des balises. Si le problème se reproduit avec la ou les mêmes personnes, un racadrage est sans doute nécessaire.
Faire prendre la sauce
Mettez en évidence les questionnements importants : quelle inclusivité souhaitez-vous? Faut-il se présenter aux prochaines élections? Si oui, passer un accord électoral? Quel sera le rôle des élus? Que se passe-t-il s’il n’y en a pas?
Vous allez rapidement avoir besoin d’un site web, de réaliser des affiches et des prospectus, de communiquer etc. Vérifiez que les compétences nécessaires sont réunies.
Enfin, il importe que les membres laissent de côté leurs aspirations et considérations qui ne sont pas liées au projet, particulièrement celles qui seraient en contradiction avec votre mode de fonctionnement.